Einfache Podio Workflow-Automatisierung

Wenn Sie Podio schon eine Zeit lang nutzen, haben Sie vielleicht festgestellt, dass Ihre Daten isoliert und passiv sind. Mit GlobiFlow for Podio können Sie Workflow-Rezepturen erstellen, die Ihre Daten intelligent machen und Ihre Geschäftsabläufe automatisieren.

Wichtigste Vorteile

Arbeitsabläufe einleiten, wenn bestimmte Ereignisse in Ihren Podio-Arbeitsbereichen auftauchen oder an bestimmten Tagen und Terminen.

Benachrichtigungen erhalten, wenn bestimmte Podio-Elemente ihren Status ändern oder wichtige Meilensteine erreichen.

Sicherstellen, dass keine Arbeiten durchs Raster fallen und dass Ihre Geschäftsabläufe eingehalten werden.

GlobiFlow for Podio Funktionen

Trigger

Beginnen Sie einen Ablauf, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt. Trigger beinhalten:

  • Ein Element ist angelegt worden.
  • Ein Element ist aktualisiert worden.
  • Ein Element ist gelöscht worden.
  • Zum aktuellen Datum oder Termin
  • Zum Datumsfeld eines Elements
  • Zu einem anderen Arbeitsablauf

Filter

Legen Sie bestimmte Bedingungen dafür fest, wann ein Ablauf seine Aktionen durchführen sollte. Filter beinhalten:

  • ob ein bestimmtes Feld sich geändert hat;
  • ob ein Feld ein bestimmter Wert ist oder nicht;
  • ob ein Feld einen Teilwert enthält;
  • ob ein Feld ein bestimmter Wert war oder nicht;
  • zu einem bestimmten Termin, Wochentag oder Monatstag;
  • wann ein Datenfeld eines Elements in der Vergangenheit, Gegenwart oder Zukunft liegt.

Aktionen

Wenn ein Ablauf eingeleitet wird und die Filterbedingungen erfüllt sind, werden automatisch bestimmte Aktionen ausgeführt. Hierzu gehören:

  • Aktualisierung eines Feldes im Element
  • Element löschen
  • Neues Element in einer anderen App erstellen
  • Zuweisung einer Aufgabe an einen Nutzer
  • Versenden einer Nachricht an einen Nutzer
  • Verschicken einer E-Mail
  • Weiteren Ablauf für ANZAHL- / SUMME- / DURCHSCHNITTsbezogene Elementfelder einleiten

Ein paar praktische Anwendungsbeispiele für GlobiFlow for Podio


Mit GlobiFlow for Podio können Sie so gut wie alle Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen automatisieren. Um Ihnen eine Vorstellung davon zu vermitteln, wie leistungsstark GlobiFlow for Podio ist, präsentieren wir Ihnen hier ein paar praktische Anwendungsbeispiele:

Schaffung neuer Verkäufe und Kundenkontakte

Wenn ein neuer Kundenkontakt in der App „meine Verkaufskontakte“ angelegt wird, den Status des Kundenkontakts in „kalt“ ändern. (ansehen)

Ein Verkauf wurde getätigt

Einen neuen Verkauf in der App „Verkäufe“ mit Bezug auf den Kundenkontakt anlegen, wenn der Status eines Kundenkontakts aktualisiert wird und der Status „Verkauft“ ist. (ansehen)

Neues Projekt

Automatisch unsere 5 Standardergebnisse in der App „Ergebnisse“ mit Bezug auf das Hauptprojekt erstellen, wenn ein neues Projekt in der App „Projekte“ angelegt wird. (ansehen)

Projektfortschritt

Wenn der Fortschritt eines Ergebnisses aktualisiert wird, den Fortschritt des verwandten Projekts automatisch als Durchschnitt für alle verwandten Ergebnisse festlegen. (ansehen)

Genehmigung von Meilensteinen

Wenn ein neuer Nachweis für ein Projekt in der App „Projekte“ hochgeladen wird, meinem Projektmanager die Aufgabe zuweisen, das Design zu prüfen und zu genehmigen. Wenn der Fortschritt eines Projekts sich von <50 % auf >50 % ändert, mir die Aufgabe zuweisen, das Projekt zu prüfen. (anschauen)

Eintragungen in die Zeitliste

Wenn ein neues Zeitlistenelement in der App „Zeitliste“ angelegt wird (anschauen) oder ein vorhandener Zeitwert der Zeitliste aktualisiert wird (anschauen) , die referenzierte Arbeitsreihenfolge durch Ergänzung (summieren) der Zeit aller verwandten Zeitlistenelemente aktualisieren. (anschauen)

Änderung des Umfangs

Wenn sich die Projektbeschreibung eines Projekts ändert, eine Nachricht an meinen Projektmanager schicken, um ihn auf diese Änderung hinzuweisen. (anschauen)

Projekt überfällig?

Wenn das Fälligkeitsdatum eines Projekts erreicht ist und der Fertigstellungsgrad nicht 100 % ist, meinem Projektmanager die Aufgabe zuweisen, das Projekt fortzusetzen. (anschauen)

Zeit für Abrechnung eines Projekts

Für meine App „Projekte“ meinem Buchhalter die Aufgabe zuweisen, die Endabrechnung an den Kunden zu schicken, wenn der Status aktualisiert wurde und der Status „Abgeschlossen“ ist und meinem Webmaster die Aufgabe zuweisen, unser Online-Portfolio zu aktualisieren. (anschauen)

Monatsende einführen

Am 1. jedes Monats mir selbst die Aufgabe zur Zahlung der Miete zuweisen und meinem Buchhalter die Aufgabe zur Abrechnung aller Zeitlisten zuweisen. (Dies ist viel sicherer als die Anlegung einer Wiederholungsaufgabe in Podio, die versehentlich gelöscht werden könnte.) (anschauen)

Mich an das Verfassen eines Blog-Eintrags erinnern

Jeden Mittwoch eine neue Elementvorlage in der App „Blogeinträge“ anlegen und mir die Aufgabe zuweisen, einen Blogeintrag für unsere Hauptwebsite zu schreiben und zu veröffentlichen. (anschauen)

Mitarbeiter-Leistungsprüfungen

Bei Erstellung einer neuen Prüfung in der App „Prüfungen den Status auf „Prüfen“ einstellen und meinem Manager die Aufgabe zuweisen, die Prüfung durchzuführen (anschauen) Bei Änderung des Prüfungsstatus in „Abgeschlossen“ mir eine Nachricht schicken, um mich darauf aufmerksam zu machen, dass die Prüfung abgeschlossen ist. (anschauen)

Diverse Termine & Veranstaltungen

Am 1. Oktober unserem Sozialfondsverwalter die Aufgabe zuweisen, die jährliche Weihnachtsfeier zu organisieren. Am 28. Februar meinem Buchhalter die Aufgabe zuweisen, mit dem Jahresabschluss zu beginnen.